Présentation de Microsoft Team Events

Cela n’est pas très connu mais il existe deux moyens pour organiser des réunions virtuelles avec Teams.

1 – les réunions Teams : vous trouverez des informations ici Planifiez vos réunions avec Microsoft Teams | Le Cloud pour Tous (cloud-pour-tous.fr)

2 – les évènements Teams (team Events)

Pour organiser des évènements Teams il faut tout d’abord disposer de la bonne licence : Office 365 E1, Office 365 E3 ou Office 365 E5 (pas les licences Microsoft 365 Standard ou Premium) et utiliser la version Desktop de Teams.

Un évènement Teams est adapté pour un grand nombre d’auditeurs (20000) et permet de désigner plusieurs présentateurs et de gérer des sources d’affichage.

Un évènement peut être public (il suffit d’avoir le lien de participation) ou privé (dans ce cas les participants doivent être internes).

L’administrateur peut éventuellement bloquer l’organisation d’évènements Teams pour votre organisation.

Comment planifier un évènement en direct :

Dans Teams choisissez un Evènement en direct dans le calendrier :

Saisissez les informations de base de votre évènement : Titre, date et heure, invitez les présentateurs.

Les rôles dans un Evènement sont :

Organisateur :

Crée l’événement, définit les autorisations, configure la méthode de production et les options de l’évènement, invite les participants et gère les rapports d’évènement.

Producteur :

Démarre et arrête l’évènement, partage sa vidéo, choisit le présentateur

Présentateur :

Présenter l’audio, la vidéo ou un écran à l’événement en direct

L’écran suivant permet de définir les autorisations de l’évènement, et les rapports et fonctionnalités requises si vous choisissez d’utiliser Teams :

Voici quelques explications sur les paramètres :

Enregistrements disponibles aux producteurs et aux présentateurs :

Un enregistrement est disponible pour les producteurs pour le téléchargement de 180 jours après la fin de l’événement.

Enregistrement disponible pour les participants :

Les participants peuvent voir l’événement à la demande.

Légendes :

Les légendes (sous titres) sont disponibles pour les participants aux événements.

Rapport d’engagement de participants :

Vous permet de télécharger un rapport pour le suivi de la participation des participants.

Q&R :

Les participants peuvent interagir avec les producteurs et les présentateurs dans une fenêtre de questions / réponses modérée.

Les autorisations suivantes peuvent être sélectionnées :

Si vous souhaitez créer un évènement en direct, il faut choisir l’autorisation « Public ».

Cliquez sur Planifier pour confirmer l’évènement : l’écran de confirmation suivant apparait :

Cliquez sur Obtenir un lien de participation, pour obtenir le lient permettant aux inviter de se connecter et conservez-le.

Gérer l’évènement :

Pour rejoindre l’évènement, il suffit de cliquer sur Rejoindre dans votre calendrier.

En tant qu’organisateur vous disposez d’une mini régie de production :

– l’écran du bas vous permet d’organiser les sources d’affichage : votre vidéo, bureau, mais aussi les éléments partagés par les présentateurs.

– l’écran de gauche vous permet de préparer le contenu à afficher (la file d’attente)

Cet espace peut être partagé en deux (pour afficher par exemple votre vidéo à coté de l’écran partagé).

– l’écran de droite vous permet de prévisualiser le contenu diffuser

Il faut bien entendu cliquer sur Diffuser en direct pour commencer à diffuser :

Puis sur Démarrer :

En haut à droite des icônes vous permettent de contrôler plus d’éléments :

Le premier permet de visualiser les informations de flux :

La seconde icône permet d’ajouter des notes (qui seront visibles par tout le monde) :

La troisième icône permet de discuter entre organisateur et présentateurs :

L’icône suivante permet de voir les participants et éventuellement de changer le rôle d’un invité en présentateur. La cinquième icône permet de gérer les périphériques audio et vidéo, et d’ajouter les sous titres.

Participer en tant qu’invité

Les invités doivent cliquer sur le lien reçu.

Ils peuvent utiliser leur compte teams ou se connecter en anonyme.

Ils visualisent alors le flux vidéo et peuvent poser une question.

Conseils

Entrainez-vous, faites des essais !!!!

Ne soyez pas surpris par le décalage : l’appui sur Démarrer ne sera visible pour les participants qu’après 20 à 50 secondes (le temps de démarrer l’encodage).

Cet outil est encore perfectible mais vous permet (mine de rien !!!) de réaliser des évènements pour 20 000 personnes avec, finalement peu de ressources, donc bon évènements !

Bonnes conférences !