Création d’une enquête avec Office 365 – Forms
Forms est une application de Office 365, il existe une version gratuite comprenant moins de fonctionnalités.
L’objectif est de créer un formulaire (simple ou plus complexe avec des embranchements).
Les utilisateurs répondent au questionnaire.
Le créateur du questionnaire peut être informé à chaque réponse par mail.
Le créateur du questionnaire peut visualiser les résultats sous forme graphique ou dans un tableau Excel (qui se remplit automatiquement).
1 – Création de l’enquête
Ouvrez votre OneDrive :
Cliquez sur le menu Nouveau, puis Forms pour Excel :
Choisissez un nom pour le fichier Excel (ce sera le nom de l’enquête)
Le formulaire vide est créé, cliquez sur Ajouter une question :
Vous pouvez choisir d’ajouter des choix, texte, d’évaluation ou des questions de Date.
Pour les questions à choix multiples, entrez le texte que vous voulez afficher pour la question et les réponses possibles.
Un clic sur les (…) en bas de la question vous permet de demander à Foms d’afficher les choix aléatoirement.
NB : Certaines questions de type choix déclenchent des suggestions automatiques.
Un clic sur le menu en haut à droite vous permet de créer des branches (si option 1, alors aller a la question 2, si option 2, alors aller à la question 3).
Une fois le formulaire créé, vous pouvez le prévisualiser, choisir un thème de couleur puis le partager, à l’aide du menu se trouvant en haut à droite :
2 – Partage
Un clic sur le menu partager vous permet de définir les options de partage :
Il suffit de partager le lien généré auprès de vos utilisateurs pour qu’ils répondent à l’enquête.
Vous pouvez aussi insérer l’enquête dans une page web, ou générer un QR code :
Un clic sur le menu (…) tout à droite, permet de définir quelques paramètres supplémentaires :
3– Consultation des résultats
Un clic sur l’onglet Réponses vous permet de visualiser un récapitulatif graphique :
Pour récupérer les valeurs dans un fichier Excel, il suffit de cliquer sur « Ouvrir dans Excel » :
Nb : les valeurs saisies apparaissent en temps réel dans le fichier.
4 – Limitations
Par rapport à son concurrent Google Forms, il ya quelques différences :
– Pas de collecte des emails dans Microsoft Forms.
Google Forms impose de se connecter avec un compte Google pour y répondre et la personne recueillant le résultat dispose de cet email. Rien ne vous empêche de demander l’email aux personnes sondées, mais la différence est que la saisie étant manuelle celle-ci est consentie, donc conforme RGPD.
– Limite du nombre de questions de Microsoft Forms : 200.
Limite dans Google Forms pas formellement indiqués mais semble être proche de 500 !!
– Il existe un composant Webpart dans Sharepoint permettant de créer et visualiser un questionnaire directement dans une page moderne.
– Il est possible de stocker le résultat d’un Formulaire dans SharePoint, uniquement si le partage anonyme est autorisé dans SharePoint
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