Animez vos réunions avec Microsoft Teams

Vous venez de planifier une réunion avec Teams (voir ici).

Il est donc temps de l’animer, voici quelques astuces :

1 – Testez vos périphériques

N’oubliez pas que pour que la réunion se passe bien il est souhaitable d’avoir du son, et de l’image !

Pour accéder aux paramètres de vos périphériques, il faut cliquer sur votre image de profil, puis paramètres :

Voici l’écran des paramètres de Périphériques :

Pour l’image, si vous avez une web cam, sélectionnez la dans le champ caméra. Pour le son sélectionnez les hauts parleurs et le micro désiré. Vous pouvez tester le bon fonctionnement de votre micro et de vos hauts parleur en cliquant sur le bouton ‘”passer un appel test”

ASTUCES :

– N’oubliez pas que votre PC + une webcam + un casque branchés en même temps nécessitent de faire le bon choix : si vous parlez dans le micro de votre casque alors que c’est celui du PC qui est actif, le rendu sera forcément moins bon.

– Le meilleur son est obtenu lorsque vous n’utilisez pas de haut parleurs mais plutôt un casque ou des oreillettes

– si vous êtes autour d’une table en mode réunion à plusieurs, privilégiez les périphériques spécialisés, par exemple :

– les speakers Jabra :

https://www.jabra.fr/business/speakerphones/jabra-speak-series

– les speaker Yealink :

N’hésitez pas à nous consulter.

2 – Démarrer la réunion

Pour rejoindre la réunion cliquez sur le lien d’un mail :

Ou dans Teams :

puis sur

Vous arrivez alors sur l’écran de connexion :

Cet écran vous permet :

	d’activer la webcam (si elle activée, vous pouvez activer la fonction de floutage automatique de l’arrière plan).
	d’activer le micro
	de vérifier le périphérique utilisé pour le son ou de le modifier (en cliquant sur l’engrenage)

Si vous vous trouvez à coté d’un équipement de type salle de réunion Teams peut le détecter et vous propose alors de l’utiliser comme périphérique de salle de réunion Teams :

Si vous avez souscrit à une option voix, alors il est aussi possible de participer à une réunion Teams en composant un numéro de téléphone, le numéro à appeler apparait dans l’invitation envoyée par mail.

Vous voici arrivé sur l’écran principal :

Si votre web cam est activée, vous verrez alors votre image, et dès que des participants se connectent ceux ci apparaissent :

Pour les invités externes à votre organisation, une fonctionnalité par défaut nommée “salle d’attente” vous permet de filtrer les connexions : les arrivants sont bloqués dans une salle d’attente virtuelle et vous devez valider leur arrivée dans la réunion.

Voici les principaux contrôles à votre disposition :

	Affichage de la durée de la réunion
	Enregistrer la réunion
	Activation / désactivation de la caméra
	Activation / désactivation du micro
(4)	Partage d’une application ou d’un écran
(3)	Options supplémentaires
(2)	Affichage de la fenêtre de discussion (chat)
(1)	Affichage de la liste des participants
	Fin de la réunion

(1) Liste des participants :

Dans cette affichage, vous pouvez visualiser les participants, un clic sur un participant permet de le promouvoir participant, ainsi il pourra partager son écran. Lorsque les utilisateurs sont connectés, un symbole permet d’autoriser ou de bloquer leur micro.

(2) Fenêtre de discussion (‘tchat’)

Le fenêtre de discussion permet d’échanger entre participants et avec l’organisateur. Vous pouvez, joindre un fichier, des emoji, des autocollants , une vidéo Steam ou un badge. Certaines applications peuvent aussi être partagées.

(3) Options supplémentaires

Le menu des optiosn est affiché en cliquant sur les (…). Vous pouvez : – y retrouver les paramètres de périphériques – afficher des notes de réunion – passer en mode plain écran (fait disparaitre tous les menus Teams) – Afficher la conversation (idem que l’icône) – Afficher les participants (idem que l’icône) – flouter l’arrière plan – afficher le clavier (qui permet d’appeler un participant en vocal, si vous disposez d’une licence voix)

(4) Partage d’écran ou d’application

Puisque vous êtes l’organisateur vous pouvez partager votre écran ou une fenêtre d’application :

un clic sur l’icône de partage, vous permet d’afficher les écrans dont vous disposez ainsi que les applications lancées :

Vous pouvez donc :

– n’afficher que l’a fenêtre d’une application

– afficher le contenu complet d’un écran

– partager un tableau blanc

ASTUCE :

Si vous souhaitez partager une présentation PowerPoint vérifiez bien dans PowerPoint que sera l’écran sur lequel la présentation sera affichée !

Voila, la visite est terminée !

Vous êtes désormais prêts à animer une réunion Teams.

Laurent Gébeau

Pour me suivre :